Vous recherchez un partenaire pour développer votre logiciel de gestion d’ateliers sur mesure et envisagez de faire appel à SunSolutions ? Cet article vous présente comment nous avons conçu des applications similaires pour nos clients. Il répondra peut-être à vos dernières questions et confortera votre choix.
Nous expliquons ici comment nous avons accompagné des entreprises telles que WEST INDIES ENVIRONNEMENT en Guadeloupe (et bien d’autres) dans le développement de leur application de gestion d’ateliers.
Les défis rencontrés par nos clients avant le développement de leur logiciel de gestion d’atelier
Avant de vous présenter les défis rencontrés par nos clients dans leurs ateliers, laissez-nous vous en dire plus sur le type d’ateliers qu’ils gèrent. Nos clients possèdent et entretiennent généralement une vaste flotte de véhicules. Il peut s’agir de véhicules légers (4 roues), de camions, de tracteurs, de véhicules industriels, de poids lourds, etc. Gérer de telles flottes présente bien évidemment de nombreux défis, tout comme la gestion de nombreux autres ateliers.
Suivre les interventions des véhicules en atelier
Avant de faire appel à nos services de développement sur mesure, nos clients rencontraient des difficultés pour suivre l’avancement des interventions sur les véhicules de leur flotte. Ils ne savaient pas facilement si les opérations étaient en cours, en diagnostic, en attente de pièces, terminées, etc.
Par conséquent, ils ne savaient pas non plus quels véhicules étaient disponibles ou immobilisés. Ces deux incertitudes compliquaient drastiquement la planification des activités de l’atelier et l’exploitation opérationnelle de la flotte.
Suivre les échéances d’entretien
Un autre défi majeur résidait dans le suivi des échéances d’entretien. En effet, un élément clé de la logistique d’une entreprise qui gère une flotte de véhicules est de respecter les dates d’entretien obligatoires, telles que les révisions, les assurances, le contrôle technique, le VGP, etc. Un contrôle technique manqué, par exemple, mettrait nos clients en infraction.
De plus, les échéances des entretiens, contrôles et contrats ne sont pas toutes calculées de la même manière. Certaines dépendent d’une fréquence donnée (en mois), d’autres du kilométrage, et d’autres encore combinent ces deux éléments. Par exemple, un constructeur automobile peut recommander un entretien tous les 15 000 km ou tous les 12 mois (premier des deux termes) pour vérifier l'état général du véhicule, les niveaux de fluide, filtres, etc.
Enfin, certaines échéances sont impératives et contraignantes : un véhicule ne doit plus circuler si l’intervention requise n’a pas été effectuée, alors que d’autres sont plus flexibles. Par exemple, une révision peut être reportée de quelques semaines.
Le nombre élevé de dates et de prestations d’entretien, associé à la diversité des critères de suivi, rendait ce suivi complexe et souvent source d’erreurs.
Maîtriser les coûts
Enfin, dans tous les ateliers, une règle fondamentale s’impose : maîtriser les coûts pour assurer la rentabilité de l’activité. Suivre et réduire les dépenses associées à l’entretien de chaque véhicule et de l’ensemble de la flotte était donc une priorité pour nos clients.
Avant de faire appel à nos services pour développer leurs logiciels de gestion d’ateliers, nos clients étaient incapables de déterminer précisément les coûts associés à la main-d' œuvre, aux pièces de rechange utilisées pour l’intervention ou la réparation d’un véhicule, ou encore aux prestations de sous-traitance.
Ils ne pouvaient donc pas évaluer précisément la rentabilité de leurs interventions ni identifier les domaines où des économies étaient réalisables. Ils ne pouvaient pas non plus repérer les processus inefficaces ou non rentables nécessitant une révision. Ces difficultés entravaient les performances de l’entreprise et réduisaient ainsi leur marge bénéficiaire.
La solution proposée par SunSolutions : un logiciel de gestion d’ateliers sur mesure
Pour répondre aux besoins de nos clients, nous avons développé des applications de gestion d’ateliers sur mesure. Dans le cas de WEST INDIES ENVIRONNEMENT, par exemple, le logiciel de gestion d’ateliers permet de saisir en amont toutes les informations sur les véhicules (marque, immatriculation, catégorie de véhicule, etc.), afin de connaître précisément la composition de la flotte.
Ce type d’application permet également à nos clients d’enregistrer dans leur système les équipements et pièces de rechange utilisés dans leurs ateliers et de relever tous les défis qu’ils rencontrent grâce aux fonctionnalités présentées ci-dessous.
Un outil de suivi des interventions pour une meilleure gestion des ateliers
Le logiciel de gestion d’atelier que nous avons développé a permis de suivre l’état d’avancement de l’entretien de la flotte. Si un véhicule rencontre un problème, l’équipe qui identifie la panne crée une 'déclaration de panne'. Cette déclaration informe l'atelier du problème rencontré, permettant ainsi à l'atelier de prendre en charge le véhicule et de créer l'intervention nécessaire.
Lorsqu’un membre de l’équipe de l’atelier crée cette intervention, il renseigne dans le logiciel le véhicule à entretenir et son état (immobilisé ou roulant), permettant ainsi de déduire la part de la flotte "roulante" ou disponible. Il précise également la raison de l’intervention (casse, panne, entretien), la catégorie d’intervention (batterie, carrosserie, accessoires, équipements, freinage, hydraulique, moteur, pneus, train roulant, etc.), et saisit les coûts associés à l’intervention (main d’oeuvre, pièces de rechange, sous-traitance).
La saisie de toutes ces informations a véritablement transformé la gestion de l’atelier. En effet, elle a permis aux gestionnaires de connaître en temps réel le nombre de véhicules disponibles, ceux qui sont non exploitables et ceux bloqués en attente de pièces.
Elle leur permet également de consulter à tout moment l’historique des interventions sur chaque véhicule pour assurer une traçabilité de l’entretien et détecter d’éventuelles anomalies.
Cela représente un gain de temps considérable pour eux, une meilleure gestion des risques et une tranquillité d’esprit.
Un logiciel de gestion d’ateliers pour piloter les entretiens avec des alertes automatisées
Pour éviter tout risque de manquer une échéance d’entretien (ou d’autres dates critiques) et de mettre en péril l’activité de nos clients, nous avons intégré dans nos logiciels sur mesure un système d’alertes automatisées. Ces alertes, ainsi que leur fréquence, sont configurées en fonction de la catégorie du véhicule et des critères de suivi (date ou kilométrage, par exemple).
Ainsi, l’application permet de suivre les échéances d’entretien pour chaque véhicule et d’afficher ces informations automatiquement lors de la création d’une nouvelle intervention. Les échéances sont également ajoutées à un tableau de bord dédié, ce qui permet de piloter l’ensemble de l’activité de l’atelier de manière sereine, dans une interface simple et claire. Le suivi de la flotte et des ateliers de nos clients est bien plus rigoureux grâce à nos logiciels de gestion d’ateliers.
Un tableau de bord pour maîtriser les coûts de la flotte
Le dernier défi, un enjeu stratégique pour nos clients, était de maîtriser les coûts (comme indiqué précédemment). Pour répondre à cette problématique récurrente, nous avons intégré dans nos logiciels de gestion d’ateliers sur mesure des tableaux de bord.
Ces outils permettent à nos clients d’analyser les coûts par véhicule, le taux de casse, le taux de panne, la fréquence des interventions, et bien plus encore. Grâce à ces informations, ils peuvent :
optimiser la gestion de la flotte,
identifier les véhicules les plus coûteux,
mieux maîtriser les coûts moyens, permettant ainsi de mieux calibrer la tarification et la marge,
négocier des remises avec les concessionnaires pour les véhicules les plus souvent en panne.
Ainsi, les ateliers ont pu réduire leurs coûts, améliorer leur rentabilité et, par conséquent, contribuer à la profitabilité de l’entreprise.
Cet article a-t-il répondu à vos questions sur la pertinence de faire appel à nos services pour le développement de logiciels de gestion d’ateliers sur mesure ? Si c’est le cas, n’hésitez pas à nous contacter pour que nous vous aidions à créer l’application logistique idéale pour vous. Si vous souhaitez découvrir d’autres réalisations, rendez-vous dans notre rubrique dédiée.
